KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

  • Amaç: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Sem Psikoloji- Selin Aktaş Kliniğince (“Klinik”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Klinik; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Klinik çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, hizmet satın alanlar ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Klinik tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
  • Kapsam: Klinik çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler, hizmet satın alanlar ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Kliniğin sahip olduğu ya da Klinikçe yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde buPolitika uygulanır.
  • Kısaltmalar ve Tanımlar: Alıcı Grubu: Sem Psikoloji- Selin Aktaş Veri sorumlusu tarafından kişiselverilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya

belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Çalışan:Sem Psikoloji- Selin Aktaş personeli.

EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği veyazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı: Sem Psikoloji- Selin Aktaş ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubuve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin

 

işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi,

depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza

mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirileceksilme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen: Sem Psikoloji- Selin Aktaş Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer

işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI:

Sem Psikoloji- Selin Aktaş tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir.

 

Tablo 1: Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

 

UNVAN BİRİM GÖREV
Başkan Yönetim Kurulu Çalışanların politikayauygun

hareket etmesinden sorumludur.
Veri Temsilcisi İnsan Kaynakları Kişisel verilerin güncelliği, işletme dışına aktarılması,

gerekli onayların alınması,
Veri Güvenliği Bilgi İşlem Veri güvenliğininsağlanması ve saklanması, gerekliliği kalmayanverilerin imhası,

gerekli güvenlik tedbirlerini alınması, devamlılığının sağlanması. Her türlü teknik

çözümün sağlanması.

 

3. KAYIT ORTAMLARI:

Kişisel veriler, Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından Tablo 2’de listelenenortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

 

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta,

veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

 Kâğıt
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS,

VERBİS.)

 Manuel veri kayıt sistemleri (anketformları,

ziyaretçi giriş defteri)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt

dosyası, anti virüs vb.)

 Yazılı, basılı, görsel ortamlar
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)  
Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)  
Optik diskler (CD, DVD vb.)  
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kartvb.)  
Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi  

 

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR:

Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler, hizmet satın alanlar ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar: Kanunun maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı

tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Kliniğimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler: Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza

Bu kapsamda kişisel veriler;

 

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği,
  • 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun,
  • 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu,
  • Özel Hastaneler Yönetmeliği,
  • 1219 Sayılı Tababet ve Şua batı San’atlarının Tarzı İcrasına Dair Kanun,
  • 5258 Aile Hekimliği Pilot Uygulaması Hakkında Kanun,
  • 5510 Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 2918 Karayolları Trafik Kanunu (Sürücü Psikoteknik Değerlendirme),
  • 5684 Sayılı Sigortacılık Kanunu,
  • 6311 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği,
  • 4857 Sayılı İş Kanunu,
  • 5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu,
  • 4721 Sayılı Medeni Kanun,
  • Sağlık Bakanlığı düzenlemeleri,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
  • 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
  • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
  • Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
  • Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen yönetmelikler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır

 

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları: Klinik, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda

  • İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
  • Kurumsal iletişimi sağlamak.
  • Kurum güvenliğini sağlamak,
  • İstatistiksel çalışmalar
  • İmzalanan sözleşmeler ve protokollerneticesindeişveişlemleriifa
  • VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri

işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halindegüncellemek.

  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine

getirilmesini sağlamak.

  • Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
  • Yasal raporlamalar
  • Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek.
  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler: Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok

edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından kabul edilmesi,

 

  • Sem Psikoloji- Selin Aktaş’nin ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim

hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Sem Psikoloji- Selin Aktaştarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re ‘sen silinir, yok edilir veya anonim hale

    5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER:

    Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından teknik ve idaritedbirler alınır.

5.1   Teknik Tedbirler:

Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

  • Sızma (Penetrasyon) testleri ile Kurumumuz bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak
  • Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktifdizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
  • Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
  • Klinik içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  • Klinik, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
  • Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
  • Klinik internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak SHA 256 Bit RSA algoritmasıyla şifrelenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar

kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması sağlanmaktadır.

  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterligüvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır.

Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kâğıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.

  • İdari Tedbirler: Klinik tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:
  • Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin

önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatlar hakkında eğitimler verilmektedir.

  • Klinik tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Klinik tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine

getirilmektedir.

  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Klinik içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
  • Çalışanlara yönelik bilgi güvenliğieğitimleri

    6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ:

    İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından re ‘sen veya ilgili

kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel veriler Tablo-3’te verilen yöntemlerle Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili

kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılaraksilme

işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç

diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrarkullanılamaz

hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektirensüre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim

yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek

karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan KişiselVeriler Flash tabanlı saklama ortamlarındatutulan

kişisel verilerden saklanmasını gerektiren

süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek

şifreleme anahtarlarıyla güvenliortamlarda

saklanır.

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel veriler, Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından Tablo-4’te verilen yöntemlerle yok edilir.

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Veri Kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektirensüre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri

döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
Optik / Manyetik Medyada Yer AlanKişisel

Veriler

 Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasınıgerektiren süre sona erenlerin eritilmesi,yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemiuygulanır. Ayrıca,

manyetik medya özel bir cihazdan

geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi: Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ:

Sem Psikoloji- Selin Aktaş tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

  • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
  • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re ‘sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi ilgili birim tarafından yerine getirilir.

Tablo 5: Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu

 

 

SÜREÇ

  

SAKLAMA SÜRESİ

  

İMHA SÜRESİ
Sözleşmelerin hazırlanması Sözleşmenin sona ermesinitakiben 10 yıl Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim Faaliyetlerinin İcrası Faaliyetin sona ermesini

takiben 10 yıl

 Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik

imha süresinde
İnsan KaynaklarıSüreçlerinin Yürütülmesi Faaliyetin sona ermesini

takiben 10 yıl

 Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik

imha süresinde
Log Kayıt Takip Sistemleri 10 yıl Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik

imha süresinde
Donanım ve Yazılıma Erişim SüreçlerininYürütülmesi 2 Yıl Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik

imha süresinde
Ziyaretçi veToplantı KatılımcılarınınKaydı Etkinliğin sona ermesini takiben 2 Yıl Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik

imha süresinde
Kamera Kayıtları 2 Yıl Saklama süresinin bitimini

takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ:

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Sem Psikoloji- Selin Aktaş,

periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Sem Psikoloji- Selin Aktaş her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI:

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da insan kaynakları departmanında saklanır.

10. POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU:

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11. POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI:

Politika, Sem Psikoloji- Selin Aktaş internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Yönetim Kurulu Kararı ile iptal edilerek

(iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile İnsan kaynakları departmanı tarafından saklanır.